Secretaresse

Department

Bij Systems & Infrastructure (S&I) werken we met 300 collega’s aan het innoveren, optimaliseren, vervangen en instandhouden van alle ICT systemen en luchtverkeersleidingssystemen die nodig zijn om vliegtuigen veilig en efficiënt te kunnen laten vliegen.

Bij de afdeling Air Traffic Management Systems (ATMS) werken informatiemanagers, systeem specialisten, software ontwikkelaars en testers samen om de applicaties die de verkeersleider in het dagelijkse werk gebruikt verder te ontwikkelen en verbeteren. Daarnaast is de afdeling verantwoordelijk voor de regie op applicaties die in het niet-operationele domein worden gebruikt

Job

Als secretaresse verleen je ondersteuning aan de manager, de teamleaders en aan de medewerkers in de afdeling. Je bent onderdeel van het MT-ATMS en bent binnen de afdeling een belangrijk aanspreekpunt. 

Kernactiviteiten: 

• Verzorgt het agendabeheer voor de manager en teamleaders, ontvangt gasten en informeert bezoekers. Verzorgt de algemene facilitaire voorzieningen en ondersteunt bij sociale afdelingsactiviteiten. 
• Maakt externe en/of complexe afspraken, coördineert deze en attendeert op de nakoming hiervan. Stelt zelfstandig prioriteiten en voert zelfstandig regie op de agenda. 
• Levert inhoudelijk ondersteunende werkzaamheden voor de manager en teamleaders, zoals het verzamelen, op- en navragen van informatie en het analyseren van informatie ter voorbereiding op (management) meetings.  
• Uitvoeren van administratief ondersteunende werkzaamheden zoals het maken van bestelaanvragen, controleren van facturen, voorbereiden van dienstreizen en andere voorkomende administratieve werkzaamheden. 
• Plannen, organiseren en notuleren van MT vergaderingen en andere voorkomende bijeenkomsten zodat deze soepel en efficiënt verlopen. Zorgt voor een adequate verslaglegging incl. besluiten- en actielijst en bewaakt pro-actief de afgesproken acties.  
• Beheren van informatiestromen (in SharePoint en in binnenkomende/uitgaande e-mail/post) en zorgt daarmee voor een optimale communicatie met interne en externe relaties. 

Who are you?

Je beschikt over:

• Afgeronde MBO-opleiding (secretariële richting); 
• Bij voorkeur minimaal 5 jaar management ondersteuning/secretariële ervaring; 
• Goede beheersing van de Nederlandse- en Engelse taal;
• Kennis en inzicht in administratieve en operationele processen; 
• Kennis van en ervaring met Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SharePoint) en andere kantoorautomatisering 

Verder ben je een organisatorisch talent op een effectieve manier, je brengt rust en creëert overzicht. Je werkt zelfstandig, proactief en bent resultaatgericht. Daarnaast weet je wie (binnen en buiten de organisatie) waarvoor aanspreekbaar is, en weet hoe formele en informele lijnen lopen en houdt daar rekening mee. Je bouwt contacten op met diverse relaties op verschillende niveaus, en bent in staat deze relaties goed te onderhouden. 

Interested & extra information

Functie: 

• Een functie op basis van 38 uur; 
• Salaris op fulltime basis € 2.539,- tot max. € 4.071,- ; 
• Een eindejaarsuitkering, vakantiegeld en reiskostenvergoeding; 
• 27 vakantiedagen; 
• Een tegemoetkoming in de ziektekostenverzekering; 
• Deelname aan het pensioenfonds voor overheid en onderwijs (ABP); 
• Actieve personeels- en jongerenverenigingen; 
• Een fitnessruimte die 24/7 open is en een bedrijfsrestaurant. 

Heb je nog vragen over deze functie? Bel dan met Ronald Dubbeldam, Manager ATMS via 06 20 616 837 of r.dubbeldam@lvnl.nl  of met Milou de Groot, HR adviseur op 06 – 28 952 674 of milou.degroot@lvnl.nl. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld